Prozesse im Krankenhaus erfolgreich optimieren

„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Eine beliebte Antwort, sobald jemand die bewährten Abläufe in Frage stellt. Wer in Unternehmen schon lange gelebte Prozesse optimieren möchte, stößt – je nach Unternehmenskultur und -struktur – auf Granit. Das gilt auch für Krankenhäuser. Prozesse werden oft erst anlässlich eines Wechsels in der Führung oder durch einen externen Berater hinterfragt. Doch das wird sich zeitnah ändern müssen: Aufgrund der aktuellen Situation sind Krankenhausleitungen zunehmend gezwungen, ihr Unternehmen, das Krankenhaus, zu optimieren und wirtschaftlich stabiler zu machen. Die Lage pressiert, wie aus dem jüngsten "Krankenhaus-Index" der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) hervorgeht. Das berichtete kürzlich auch die Tagesschau: Ca. 50% der deutschen Krankenhäuser befürchten, die Patientenversorgung wegen der angespannten wirtschaftlichen Situation im nächsten halben Jahr einschränken zu müssen. Konkret bedeute das, dass einzelne Betten gesperrt oder vorübergehend ganze Stationen geschlossen werden müssen. Wie Prozessoptimierungen die Situationen der Krankenhäuser lindern können, erklären wir hier.

Prozesse optimieren im Krankenhaus

Einige Kliniken haben die Dringlichkeit in den letzten Jahren erkannt und diverse Maßnahmen zur Prozessoptimierung bereits umgesetzt: das Leistungsportfolio anpassen, Teilbereiche ausgliedern (klassisches Outsourcing), Controlling verbessern oder Einkaufs- und Beschaffungsprozesse re-organisieren. Damit solche Optimierungsmaßnahmen nachhaltig Früchte tragen, ist es wichtig, einen Prozess-Verantwortlichen einzusetzen. In kleineren Krankenhäusern kann diese Aufgabe bei der Abteilungs- oder Klinikleitung liegen, in größeren Einrichtungen empfiehlt es sich, eine Prozessmanagerin oder einen Prozessmanager für diesen Posten zu nominieren. Denn wer Prozesse vernünftig optimieren möchte, muss dies abteilungsübergreifend tun und somit für Kommunikation und Koordination sorgen.

Welche Prozesse in einer Klinik sollten optimiert werden?

Der geborene Prozessmanager würde vermutlich antworten: alle! Doch wo fängt man an, wenn man alle Prozesse in einer Klinik optimieren möchte? Zunächst einmal priorisiert bei jenen, die Verschwendungen verursachen. Verschwendungen treten auf, wenn Ressourcen (Zeit, Personal etc.) nicht effizient genutzt werden. Hier drei Beispiele für Prozesse, die im Krankenhaus Verschwendungspotenzial bergen und somit optimiert werden sollten:

• Bestände bzw. das Bestandsmanagement: Hier ist mangelnde Transparenz das Stichwort. Oft mangelt es Krankenhäusern an einer gepflegten Bestandsliste sowie an Zeit und Expertise, sich diesem Prozess zu widmen. Welches Material noch im Zentrallager vorhanden ist, was auf Stationen verbraucht wird und Co. wird gar nicht oder nicht zur Genüge erfasst
• Bewegung: Wenn Geräte oder Materialien nicht effizient und gemäß ihres Bedarfs gelagert werden, erfordert dies wiederholte Bewegungen. So muss beispielsweise eine Krankenschwester immer wieder zum Stationszimmer laufen, um ein Instrument zu beschaffen.
• Transport: Betten, Essen, Materialien – in einem Krankenhaus wird jede Menge von A nach B transportiert. Es ist keine Überraschung, dass hier einige Abläufe optimiert werden könnten, um die Transporte effizienter abzuwickeln. Mehr erfahren.

Haben Sie schon einmal den Begriff Lean Hospital gehört? Dabei handelt es sich um eine Methode aus dem Projektmanagement, die auf Optimierungen im Krankenhaus-Betrieb abzielt und dabei einzelnen Prozess kritisch hinterfragt. Bekannt ist das Lean Management aus der Automobilindustrie.

Abläufe mithilfe von Digitalisierung optimieren

Sobald die Prozesse mit Optimierungspotenzial identifiziert sind, stellt sich die berechtigte Frage:
Wie kann ich diese nun optimieren? Auch hier haben Prozessmanager eine Antwort parat, die auch für Unternehmen aus Industrie und Handel gelten: bündeln, standardisieren, zentralisieren, digitalisieren.
Um die oben genannten Verschwendungen bei Beständen zu eliminieren, können digitale Lösungen eine Hilfestellung sein. Wenn Material, Betten und Geräte maschinenlesbar eindeutig identifizierbar und somit lokalisierbar sind, etwa durch QR-Codes oder RFID-Chips, lässt sich der Suchaufwand erheblich reduzieren. Außerdem sollten diese Codes auch die nötigen Informationen liefern: Wie lange sind die Verbrauchsmaterial haltbar?

Wer seine Bewegungen und Transporte optimieren möchte, dem kann das Stadtspital Zürich Triemli ein Vorbild sein. Das dortige Krankenhauspersonal wird seit Februar dieses Jahres vornehmlich bei nächtlichen Botengängen von vier autonomen Transportrobotern der Schweizerischen Post unterstützt.
Diese Innovation im Bereich Automatisierung wurde im Rahmen der med.logistica, die am 16. und 17. Mai in Leipzig stattfand, mit dem Leipziger Innovationspreis ausgezeichnet.

Optimierte Prozesse für mehr Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus

Natürlich lässt sich ein solches Projekt nicht von heute auf morgen realisieren. Eine Herausforderung stellen das Sichtbarmachen der Problematik sowie die Überzeugung der Entscheider dar. Wer minimalen Ressourceneinsatz auf Seiten der Klinik anstrebt, sollte sich externe Expertise ins Haus holen. Krankenhausberatungen mit Know-how im Bereich Lean Management setzen genau da an. In Form von Workshops werden alle nötigen Stakeholder mit ins Boot genommen, um diese für das Thema zu sensibilisieren: Warum ist es wichtig, meine Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren? Wie lassen sich damit Kosten senken? Und wie kann ich als Krankenhaus wirtschaftlicher agieren um wettbewerbsfähig zu bleiben? Es ist elementar, dass alle Verantwortlichen verstehen, wie optimierte Prozesse die Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich auch die Zufriedenheit der Patienten steigern können. Für ein erfolgreiches Change Management sind Pilotprojekte sehr beliebt: Testen Sie ihre neuen Abläufe in einzelnen Abteilungen oder Stationen. Erfolgserlebnisse erleichtern den Change-Prozess – und verwandelt ein „Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht“ bestenfalls in ein „Das machen wir ab jetzt immer so!“